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會展場館管理知識知多少?
會展場館的硬件設施包括:場館本身、場館周邊的道路、停車場,以及強弱電設施等。硬件管理是場館管理的日常性工作,麗江大屏租賃。目前,國內一些場館由于缺乏對場館硬件的管理,缺乏對相關設備的定期維修保養,從而嚴重影響其使用壽命。加強會展場館的硬件設施管理可以從兩方面著手。首先,應該建立穩定的管理部門,即工程部或技術保障部,并配備合格的工程技術人員,健全各項操作規程和規章。其次是制定各項設施的維修,保養和更新計劃,并將其納入年度預算的范圍。
一、會展場館的營銷管理
會展場館的營銷管理包括:會展場館服務項目的確定、租期的確定、租金的確定與預付、銷售渠道、促銷方式和場館租期確定后的跟進服務。
(1)租期的確定。會展活動通常具有一定的季節性。例如,每年的9月份和10月份是會展活動的旺季,所以國內目前有“金九銀十”的說法。因此,會展場館營銷時需要有明確的戰略和戰術安排以便提高淡季的出租率,保證場館的經濟效益。一般來講,是否遵循“金九銀十”的規律,往往取決于展會的性質。側重采購、零售,為企業提供短期營銷服務的展會通常選擇在旺季舉行。此外,像貿易洽談會、交易會等性質的展會,可以根據所涉及行業的財務、采購、季節周期特點選擇在九月、十月舉行。而其他形式的會展活動不一定非要在旺季舉行,所以這部分展會是場館淡季營銷的主要對象。
(2)租金的確定與預付。因為展會活動存在季節性,所以對于會展場館的租金,各地都有成文的“旺季價”、“淡季價”和介于兩者之間的一種平價。但在實際操作中,客戶通常會提出優惠價的問題,而管理者也會根據市場的情況和競爭戰略的需要,對不同的客戶實施優惠政策。一旦談好租期和租價后,客戶交納預訂金通常按合同條款要求繳納15%左右的租金。
(3)銷售渠道。會展場館的營銷的專業化較強,其客戶主要是政府部門和協會在內的組展商和展臺搭建商。不同的場館具有不同的歷史和建筑特點,因而適合舉辦不同類型的展會,所以場館的經營管理者需要根據場館本身的特點建立獨特的銷售渠道。此外,在建立銷售渠道時需要了解組展商和搭建商等渠道成員的關系,從而加強營銷渠道中的關系管理,以便提高場館的營銷水平。
(4)促銷方式和跟進服務。由于對會展場館的介紹材料多由抽象的技術參數組成,而且其客戶的范圍比較窄,所以在對場館進行營銷時需要通過上門面談及在業內活動期間舉辦介紹會等直接面向客戶的促銷方式。此外,在租賃合同簽訂后要注意加強跟進服務,其中包括向租用方提供有關所租場館的整套技術資料,并全程跟蹤展覽的籌備過程。
二、會展場館安全管理
安全管理是場館管理的重要一環。盡管很多場館配備了先進的安全設施,但場館人多事雜的特點必然構成很多安全隱患,并引發一些問題。場館安全的最大隱患是火災,因此消防工作是會展場館安全管理的一項重要內容。而預防偷竊事件是會展場館安全管理的另一個重點。
到目前為止,很多會展活動都出現過被盜問題。盡管很多場館安裝了攝像頭,但是并沒有起到滿意的預防作用。實踐證明,在安裝攝像頭等電子防盜設備以外,加強保安力量和動員客戶提高防范意識是預防偷竊事件有效的措施。此外,場館內部及其附近的交通混亂堵塞,也是國內大多數場館需要面對的一個安全問題。為了避免這種情況的發生,在場館內部不能允許車輛隨意停放,更不能亂發停車證。而場館外部的交通則要依靠交管部門疏導管理,大型展覽會舉行時,要事前通報交管部門爭取他們的支持。最后,要加強對觀眾出人口和周邊環境的管理,對于場館內正常秩序的破壞者,必要時應請當地的公安部門給予支持。
三、會展場館的財務管理
建立完整的財務管理體系是會展場館提高經濟效益的保證。除了建立有效的預算和執行預算制度、嚴密的應收應付流程,成本管理是會展財務管理的核心。會展場館的管理者必須加強成本意識,合理地確定會展場館及其設備的使用率,詳細地進行投資的成本收益分析,并根據會展的季節性特點優化場館的各種資源。
除此以外,會展場館的管理者還要注重企業的人力資源管理和客戶關系管理,以便更好地激發員工和客戶的潛力,并提高本企業的核心競爭力。而提高場館的環境管理水平,做好場館內部及附近的綠化和保潔工作,將綠色理念引入到場館的設計建造及展臺的搭建和布置,并且做好節能和會展活動產生的廢物的處理,對推進會展場館可持續性發展至關重要。
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